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Worum geht’s?
Mit unserem rhönarchiv bieten wir eine Mailarchivierungslösung im Software-as-a-Service-Modell an. Auf dieser Seite finden Sie die häufig gestellten Fragen rund um unsere Mailarchivierungslösung.
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Welche Archivierungsmethoden bietet das rhönarchiv?
Standardmäßig bieten wir zwei Methoden der Archivierung an: Journaling und Postfacharchivierung. Während die Archivierungsmethode Journaling die bestmöglich rechtskonforme Art der Archivierung darstellt, bietet die Postfacharchivierung eine übersichtlichere Art der Archivierung. In unserem FAQ-Artikel beschreiben wir die beiden Methoden der Archivierung ausführlich.
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Welche Grundsoftware verwendet das rhönarchiv?
Unser rhönarchiv verwendet als Grundsoftware die Service Provider Edition (SPE) des Marktführers MailStore. Unsere Lösung wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das bedeutet, dass wir uns vollständig um den Betrieb der notwendigen Infrastruktur in unserem Rechenzentrum kümmern und Sie von uns eine schlüsselfertige Lösung zur Mailarchivierung erhalten. Weitere Informationen zu MailStore finden Sie auf der offiziellen Webseite des Herstellers.
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Wie wird das rhönarchiv berechnet?
Unsere rhönarchiv-Mailarchivierung wird monatlich pro angelegtem Mailarchiv berechnet.
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Was ist ein Mailarchiv, was ist eine Archiv-Instanz?
Ein Mailarchiv beschreibt einen einzelnen „Datenspeicher“, der unmittelbar mit einem persönlichen E-Mail-Postfach verbunden ist. Ein Mailarchiv ist somit einem E-Mail-Postfach zugeordnet und speichert somit die dort eingehenden und ausgehende E-Mails. Die Archiv-Instanz ist die übergeordnete Organisation, in welcher alle Mailarchive des Kunden geschlüsselt werden.
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Was ist die Archiv-Instanz-ID und wo finde ich diese?
Die Archiv-Instanz-ID/Instanz-ID ist gleichlautend mit Ihrer Kundennummer. Die Kundennummer finden Sie auf allen Rechnungen, welche Sie von uns erhalten. Zudem ist Ihre Archiv-Instanz-ID auf der Bestätigungsnachricht zu finden, welche Sie beim Anlegen Ihrer rhönarchiv-Lösung erhalten haben. Die Archiv-Instanz-ID/Kundennummer ist fünfstellig und beginnt mit 45 (beispielsweise 45928).
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Wie lauten meine Zugangsdaten zum Mailarchiv?
In der Regel sind die Zugangsdaten Ihres persönlichen rhönarchiv analog denen Ihres E-Mail-Postfach. Loggen Sie sich beispielsweise mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Mailpostfach-Kennwort bei Ihrem Mailprovider oder unserem rhönmail Exchange ein, so verwenden Sie diese Logindaten ebenfalls für Ihr rhönarchiv. In Einzelfällen können die Zugangsdaten individuell erstellt. Diese erhalten Sie jederzeit auf Anfrage bei unserem Support, sofern Sie diese einmal vergessen sollten.
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Wie lange werden E-Mail-Daten standardmäßig im Archiv aufbewahrt?
Beim Erstellen neuer rhönarchiv-Instanzen wird für die gesamte Organisation standardmäßig eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einem Archivierungszeitraum von 10 Jahren angelegt. Das bedeutet, dass alle E-Mail-Daten 10 Jahre lang systemseitig aufbewahrt werden und am Ende des Aufbewahrungszeitraums gelöscht werden. Sollten weitere Aufbewahrungsrichtlinien, auch für spezielle Anwendungsfälle, angewendet werden sollen, so kann dies über unseren Support beauftragt werden.
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Wie viel Speicherplatz stehen pro Archiv zur Verfügung?
Standardmäßig sind bei allen unseren rhönarchiv-Lösungen 25 GB Archivspeicher inklusive. Überschreitet ein Archiv die Standardspeichergröße, so wird dieses automatisch in die nächst höhere Staffelung erweitert. Die entsprechenden Mehrkosten sind über unsere Preislisten zu entnehmen.
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Welche Mail-Systeme- und Anbieter können an das rhönarchiv angebunden werden?
Unser rhönarchiv ist kompatibel mit dutzenden Mail-Systemen und Anbietern. Kompatibel sind beispielsweise unsere rhönmail Exchange-Postfächer, Microsoft Exchange Online (Microsoft 365), Microsoft Exchange Server ab Version 2013, Google Workplace, Gmail, MDaemon, Kerio Connect, IceWarp, Intra2net, hMailServer, SmarterMail, Zimbra und viele weitere IMAP/POP3 basierte Lösungen. Eine genaue Einschätzung, ob Ihr E-Mail-System kompatibel ist, erhalten Sie jederzeit gerne auf Anfrage.
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Gibt es gesetzliche Regelungen zur rechtskonformen Archivierung?
Das Bundesfinanzministerium hat bereits am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.
Aus diesem Grund wird unsere rhönarchiv-Lösung standardmäßig mit der Archivierungsmethode Jorunaling konfiguriert. Diese Art der Archivierung stellt die bestmöglich rechtskonformste Art der Archivierung dar. Da Sie als Kunde für eine rechtskonforme Archivierung verantwortlich sind, sollten Sie bei Rückfragen Ihren Rechtsbeistand oder steuerlichen Berater kontaktieren. Ihre rhönarchiv-Instanz kann, sofern dies von Ihnen explizit gewünscht wird, individuell nach Ihren Vorgaben konfiguriert werden.
Einen übersichtlichen Leitfaden können Sie hier herunterladen.