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Worum geht’s?
Mit unserem rhönarchiv bieten wir eine Mailarchivierungslösung im Software-as-a-Service-Modell an. Standardmäßig gibt es bei unserer SaaS-Lösung zwei Methoden der Archivierung. Je nach Kundenwunsch- und anforderung ergeben sich verschiedene Szenarien, welche bei der Archivierungsmethode eine tragenede Rolle spielen. Auf dieser FAQ-Seite geben wir einen Einblick in unsere Archiverungsmethoden und erläutern die wichtigsten Fragen zu unserem rhönarchiv.
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Journalarchiv und Postfacharchivierung im Vergleich
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Was ist Journalarchivierung (Journaling)?
Geht es bei der Archivierung vorrangig um rechtliche Sicherheit und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, ist die Journalarchivierung die richtige Wahl. Bei dieser Methode werden alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert, noch bevor sie in den Postfächern der Nutzer sichtbar werden. So wird sicherstellen, dass Ihre E-Mails über einen langen Zeitraum vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Unternehmen können so die rechtlichen Anforderungen, die sich z.B. in Deutschland im Rahmen der Revisionssicherheit nach GoBD ergeben, in der Praxis realisieren. Zudem kann eine vollständige und revisionssichere Archivierung von relevanten E-Mails unter Umständen im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis genutzt werden. Ein potenzieller Nachteil am Journaling ist, dass die Datenlast im E-Mail-Postfach nicht reduziert wird, da beim Journaling keine automatisierten Löschregeln definiert werden können. Alle bereits aus dem Journalpostfach archivierten E-Mails verbleiben nach wie vor in den Postfächern. Auch die gewohnte Ordnerstruktur aus dem Postfach eines Anwenders kann beim Journaling nicht abgebildet werden. E-Mails können, unter Beibehaltung der Zugriffsberechtigungen, den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden.
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Was ist Postfacharchivierung?
Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Ebenso können dezentral verteilte E-Mails, wie zum Beispiel auf dem Desktop eines Nutzers gespeicherte PST-Dateien, in das zentrale Archiv übertragen werden. Im Archiv wird darüber hinaus die gewohnte Ordnerstruktur abgebildet, die ein Nutzer in seinem Postfach eingerichtet hat. So kann auch im Archiv in gewohnter Umgebung gearbeitet werden. Ein großer Vorteil bei der Postfacharchivierung besteht darin, dass durch definierte Löschregeln bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden können. Dadurch kann auf Dauer der E-Mail-Server entlastet, Speicher-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen gelöst werden. Benutzer können dennoch über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits aus dem E-Mail-Postfach gelöscht wurden. Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv. Nutzer könnten zwischen den Archivierungszyklen E-Mails löschen oder manipulieren.
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Welche Archivierungsmethoden wird standardmäßig eingerichtet?
Standardmäßig werden unsere rhönarchive in der Archivierungsmethode Journalarchivierung (Journaling) eingerichtet, da diese Art der Archivierung die gesetzlichen Anforderungen bestmöglich erfüllt. Die Methode Postfacharchivierung ist nach explizitem (schriftlichen) Kundenwunsch ebenfalls möglich. Da beide Archivierungsmethoden Vor- und Nachteile vorweisen, ist auch die Kombination beider Methoden auf Wunsch möglich. Eine nachträgliche Änderung der Archivierungsmethode ist nicht möglich.
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Wissenswertes zur E-Mail-Archivierung
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Welche Aufbewahrungsrichtlinien werden standardmäßig angewendet?
Beim Erstellen neuer rhönarchiv-Instanzen wird für die gesamte Organisation standardmäßig eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einem Archivierungszeitraum von 10 Jahren angelegt. Das bedeutet, dass alle E-Mail-Daten 10 Jahre lang systemseitig aufbewahrt werden und am Ende des Aufbewahrungszeitraums gelöscht werden. Sollten weitere Aufbewahrungsrichtlinien, auch für spezielle Anwendungsfälle, angewendet werden sollen, so kann dies über unseren Support beauftragt werden. Ein Beispiel für weitere Aufbewahrungsrichtlinien können Aufbewahrungsregelungen für Bewerbungspostfächer sein. Auch gesetzliche Anforderungen können verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien definieren.
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Muss bei privaten E-Mails der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwas beachtet werden?
Es gilt zu beachten, dass zumindest in Deutschland nicht alle E‑Mails archiviert werden dürfen. Falls die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adressen für private E-Mail-Kommunikation im Unternehmen gestattet sein sollte, kann dies die Gefahr bergen, in Konflikt mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) zu stehen. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, kann beispielsweise die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Accounts für private Zwecke verboten werden (zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder IT-Richtlinie).
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